Als er één presentatieprogramma veel gebruikt wordt, dan is het wel PowerPoint. Jij hebt waarschijnlijk net als ik al te vaak saaie presentaties bijgewoond. Volgens mij wordt het nu dan ook echt tijd voor sprankelende presentaties waar zowel het publiek én de spreker blij van worden. Hoe je dat kunt doen met behulp van PowerPoint? Daar interview ik wereldwijd experts over, die net als ik een einde willen maken aan het tijdperk “Death by PowerPoint”.
Voor dit blog heb ik Mia Liljeberg geïnterviewd. Zij woont in Zweden. Ik heb haar in Phoenix Arizona ontmoet tijdens een conventie voor professionele sprekers. Zij is visual practitioner, een expert in het overbrengen van informatie met visuele tools en het stimuleren van creatief denken. Volgens Mia worden visuele tools en strategieën steeds belangrijker in een wereld die steeds meer visueel wordt.
Hoe kom je aan goede kernwoorden voor je PowerPointpresentatie?
Om een goede PowerPointpresentatie te kunnen maken, is het belangrijk dat je eerst helder hebt wat je gaat vertellen en vooral ook welke woorden je wilt gaan gebruiken wanneer je spreekt. Als je weet hoe je dat kunt doen, dan heb je het geheim van een presentatie die iedereen begrijpt al te pakken. De gouden tip van Mia is om je als spreker voor te stellen hoe je jouw boodschap uitlegt aan een tienjarige. Op die manier word je uitgenodigd tot de kern van jouw verhaal te komen en die op een heldere wijze uit te kunnen leggen. Zo kan je jouw kernwoorden en metaforen vinden die je kunt gebruiken in jouw PowerPoint. Dit helpt je ook goede afbeeldingen te kiezen.
Moet je zoveel mogelijk afbeeldingen gebruiken tijdens je presentatie?
Steeds meer sprekers gebruiken afbeeldingen in hun PowerPoint, zoals diagrammen, modellen en foto’s. Dat is zeker een goed idee. Ons brein is sinds de oertijd weinig doorontwikkeld. Nog steeds is het zien ons krachtigste zintuig. Maar betekent dit dan ook dat we alleen afbeeldingen moeten gebruiken op onze dia’s?
Om de aandacht van het publiek te kunnen behouden is het volgens Mia vooral belangrijk dat je variatie aanbrengt in je dia’s, zodat je jouw publiek alert houdt. Wissel het gebruik van woorden, foto’s, modellen en citaten af. Afbeeldingen hebben een grote overtuigingskracht. Stel maar eens voor dat je een boekwinkel binnenloopt en je een boek vindt met alleen tekst. En dat je daarnaast ook een boek ziet staan over hetzelfde onderwerp, waarbij de tekst aangevuld is met afbeeldingen, zoals diagrammen en modellen. De kans is groot dat je het laatste boek als geloofwaardiger ervaart. Zo werkt het ook bij een spreker. Je wordt geloofwaardiger als je afbeeldingen gebruikt.
Welke afbeeldingen kan je het beste inzetten?
Een model helpt het publiek de gegevens van jouw verhaal te kunnen en te willen begrijpen. Het geeft jouw toehoorders een fundament om alle details en alle gegevens te kunnen plaatsen. Ook overzichtelijke diagrammen kunnen je publiek overtuigen. Foto’s werken goed als je emoties wilt overbrengen. De keuze van een goede foto is wel cruciaal. Een foto die niet aansluit bij je publiek kan echt tegen je werken. Wil je niet het risico lopen dat jouw toehoorders op een verkeerde manier emotioneel getriggerd worden, dan kan het goed werken om een metafoor te laten zien in plaats van een foto. De overbekende metafoor van de ijsberg met boven het water de zichtbare acties voor bijvoorbeeld de klant, kan een presentatie over klantgerichtheid beter illustreren dan een ongeïnteresseerde verkoopster op een foto, waar de toehoorders zich juist niet mee kunnen of willen identificeren. Je zou maar in een winkel werken en je wordt tijdens een presentatie neergezet als een ongemotiveerde medewerker. Dan haak je snel af.
Een beeld zegt meer dan 1000 woorden
Deze uitdrukking is al in 1911 gebruikt door de Amerikaans redacteur Arthur Brisbane. Hij bedoelde daarmee dat een foto veel beter verkoopt dan een uitgebreide tekst. Dat neemt niet weg dat één woord in het hoofd van jouw publiek duizend plaatjes kan oproepen. En hier loop je als spreker wel een risico. Volgens Mia bestaan er in het bedrijfsleven zoveel abstracte termen die we in ons eigen leven niet echt kunnen zien. Als je tijdens je presentatie niet laat zien wat je bedoelt, dan weet je als spreker nooit zeker of jouw publiek echt begrijpt waar je het over hebt. Stel je voor dat je spreekt over een hond die heerlijk ligt te slapen op een kleed. Hoe groot is de kans dat de toehoorders precies dezelfde hond voor ogen zien?
Nog een laatste tip van Mia
Elke spreker wil graag dat zijn of haar verhaal wordt gedeeld. Met alleen een goed verhaal, gebeurt dat niet vanzelf. Creëer afbeeldingen die de kern van jouw boodschap op een goede manier weergeven. Dit maakt het voor jouw publiek makkelijker om jouw verhaal door te vertellen. Als het je opvalt dat bepaalde dia’s vaak gefotografeerd worden door het publiek, zet dan jouw Twitteradres op de dia. Dan is het duidelijk dat de boodschap bij jou vandaan komt.
Afbeeldingen maken het makkelijker voor het publiek om de boodschap echt te begrijpen, te onthouden en te delen. Dit is het geheim van een goede presentatie, als je hierbij een tienjarige voor ogen hebt wanneer je jouw kernwoorden bepaalt. De sleutel is hierbij: Less is more. Varieer in je dia’s om je hele publiek aan te kunnen spreken. We hebben allemaal onze eigen voorkeuren. Dit zorgt ervoor dat je de aandacht kunt vasthouden.
Wil je spreken met meer resultaat? Frowa Schuitemaker is expert in impactvol presenteren met behulp van PowerPoint. Zij is de ontwikkelaar van het concept PowerPoint Intelligentie. Verhoog jouw PowerPoint Quotiënt en spreek met meer effect.