Als er één presentatieprogramma veel gebruikt wordt, dan is het wel PowerPoint. Jij hebt waarschijnlijk net als ik al te vaak saaie presentaties bijgewoond. Volgens mij wordt het nu dan ook echt tijd voor sprankelende presentaties waar zowel het publiek én de spreker blij van worden. Hoe je dat kunt doen met behulp van PowerPoint? Daar interview ik wereldwijd experts over, die net als ik een einde willen maken aan het tijdperk “Death by PowerPoint”.
Tijdens een congres van de German Speakers Association in Ulm heb ik Gregor Fauma ontmoet. Hij is een keynote speaker en coacht mensen in het voorbereiden van presentaties en het maken van PowerPoints. Het valt me op dat Gregor heel helder is in zijn visie. Hij geeft in duidelijke bewoordingen antwoord op mijn vragen. Laat ik beginnen met waar hij absoluut een tegenstander van is.
Wat je als spreker nooit moet doen
Volgens Gregor is het absoluut verboden om het publiek te bedanken voor hun aandacht. Vooral als je hier dan ook nog een dia van maakt met een zonnetje, of nog erger, een smiley. Aandacht, daar moet je als spreker voor werken. Je krijgt het niet cadeau!
Ik sluit me hierbij aan. Als je presenteert, hoort het bij de professionaliteit van jou als spreker dat je niet alleen in staat bent om bewust om te gaan met de aandacht van jouw publiek, maar dat het je ook lukt om de aandacht van jouw toehoorders zo goed mogelijk te sturen.
Gregor begrijpt daarom ook niet waarom zo weinig mensen de B-toets of de W-toets gebruiken van hun toetsenbord om het scherm volledig zwart te maken of juist wit. Op die manier zorg je ervoor dat het publiek niet meer naar het scherm kijkt wanneer je als spreker wilt dat de aandacht weer op jou gericht is. Je kunt zo op een handige wijze omgaan met de aandacht van jouw publiek.
Wat moet je wel doen als spreker?
Als je spreekt, wil je dat iedereen naar jou kijkt. Als je toestaat dat de aandacht op de verkeerde momenten naar jouw PowerPoint gaat, dan heb je aardig wat stage presence nodig om de aandacht weer terug te krijgen. Dit is elke keer weer opnieuw het gevecht tussen jou en de PowerPointpresentatie.
Kijk naar jouw toehoorders als je spreekt. Als je merkt dat je het publiek kwijtraak, moet je langzamer gaan. Je kunt juist versnellen als het publiek je goed kan volgen. Om succesvol te presenteren, staat dus de aandacht van jouw toehoorders centraal. Om hier goed mee om te kunnen gaan, is de voorbereiding van jouw presentatie cruciaal. Gregor ging hier tijdens het interview uitgebreid op in. Hij deelde zijn visie op hoe je het best een presentatie voorbereidt en zijn idee over het aantal dia’s die je nodig hebt om succesvol te kunnen spreken.
5 dia’s en niet meer
Het valt me op dat er wisselend gedacht wordt over het aantal dia’s dat je mag gebruiken wanneer je spreekt. Mijn visie is dat je zoveel dia’s moet inzetten als nodig is om jouw verhaal op een goede manier over te kunnen dragen. Gregor is het daar op zich mee eens, maar geeft daarnaast aan dat je alleen maar om en nabij 5 dia’s mag gebruiken en niet meer. Als sprekers aan hem vragen of hij even naar hun PowerPoint wil kijken en ze hem 150 dia’s willen laten zien, dan vraagt hij eerst: “Waar gaat het over?” Als ze dat in 5 minuten kunnen vertellen, dan vraagt hij: “Moet ik nog meer weten over jouw boodschap?” Als het antwoord nee is, zegt hij: “Waarom wil je me dan 150 dia’s laten zien?” Ondanks alle foute PowerPoints die hij om zich heen ziet, is hij een groot voorstander van het inzetten van deze presentatietool. PowerPoint kan je niet alleen ondersteunen in het overbrengen van jouw boodschap, het helpt je ook om structuur aan te brengen in jouw ideeën.
Het succesvol ontwerpen van een presentatie
Bijna iedereen is het er tegenwoordig wel over eens dat je een presentatie los van je laptop moet voorbereiden. Je behoudt dan meer overzicht en je kunt je creativiteit meer inzetten voor het ontwerpen van je dia’s. Gregor heeft een stappenplan ontwikkeld voor het voorbereiden van een presentatie. Deze past hij zelf toe en hij leert deze ook aan de sprekers die hij begeleidt.
Pak pen en papier en teken de kaders waarin je aan het werk gaat. Dit kan je als jouw dia’s zien. Begin met de eerste dia. Hier zet je jouw naam en jouw onderwerp. Stel jezelf vragen als: Wat wil je veranderen? Wat moet er veranderd zijn aan het eind van jouw presentatie? Wat is jouw doel en hoe kan je dat bereiken?
Schrijf steeds alleen een paar woorden op. Dan heb je de hoofdlijn van jouw presentatie te pakken.
Stel dan vragen als: Heb ik een afbeelding of een grafiek nodig voor een betere uitleg ? Als het antwoord ja is, gebruik dan PowerPoint, anders niet. Om nog meer in details te kunnen gaan, maakt Gregor een koppeling met zijn eigen werkomgeving.
De universiteitsbibliotheek als metafoor
Zie jouw PowerPoint als een universiteitsbibliotheek. Wat doe jij als je daar een boek gaat zoeken? Je zoekt eerst op onderwerp. Als je daar een boek bij vindt dat interessant voor je is, open je het boek en lees je de kern van het boek in enkele zinnen. Als dit nog steeds aansluit bij wat je wilt, lees je de samenvatting. Als je daarna nog steeds geïnteresseerd bent, lees je het hele boek. Als je op deze manier jouw voorbereiding van jouw presentatie aanpakt, maak je een goede presentatie. Bepaal eerst het onderwerp. Bedenk dan wat jouw publiek moet weten. Bepaal wat de verdere informatie moet zijn en bedenk daarna wat de complete informatie is die je wilt delen in jouw presentatie.
Controlemiddel
Veel sprekers gebruiken minder titels op hun dia’s. Doe je dat wel, dan heeft Gregor het volgende advies: Als je jouw PowerPoint maakt, schrijf dan op elke dia de zin die jouw vraag beantwoordt over wat jij wilt uitdrukken op die dia. Dit wordt jouw titel. Vaak is dit al genoeg. Bedenk of er echt nog meer nodig is voor jouw publiek.
Bewaak de aandacht van jouw publiek als je spreekt. Dat is jouw verantwoordelijkheid als spreker. Het maakt onderdeel uit van jouw professionaliteit. Het op een goede manier kunnen sturen van die aandacht begint bij jouw voorbereiding en dus ook bij het ontwerpen van jouw PowerPoint.
Nog een laatste tip van Gregor. Geef jouw publiek nooit de gelegenheid om vooruit te lezen. Gebruik een animatie om zinnen toe te voegen op jouw dia als je bijvoorbeeld een samenvatting laat zien van de belangrijkste punten van jouw presentatie. Jouw publiek kan altijd sneller lezen dan zij kunnen luisteren naar jouw informatie. Als je wel meer tekst op jouw dia zet, geef het publiek dan de kans om te lezen en houd dan zelf als spreker jouw mond dicht.
Wil je spreken met meer resultaat? Frowa Schuitemaker is expert in impactvol presenteren met behulp van PowerPoint. Zij is de ontwikkelaar van het concept PowerPoint Intelligentie. Verhoog jouw PowerPoint Quotiënt en spreek met meer effect.