Als er één presentatieprogramma veel gebruikt wordt, dan is het wel PowerPoint. Jij hebt waarschijnlijk net als ik al te vaak saaie presentaties bijgewoond. Volgens mij wordt het nu dan ook echt tijd voor sprankelende presentaties waar zowel het publiek én de spreker blij van worden. Hoe je dat kunt doen met behulp van PowerPoint? Daar interview ik wereldwijd experts over, die net als ik een einde willen maken aan het tijdperk “Death by PowerPoint”.
Voor dit blog heb ik Chris Davidson geïnterviewd uit Engeland.
Chris is zoals ik al eerder aangaf in mijn vorige blog, een zeer ervaren spreker en schrijver op het gebied van presenteren en oprichter van Active Presence. In het eerste blog dat ik schreef op basis van mijn interview met hem, heb ik aan de hand van de geschiedenis van PowerPoint toegelicht waarom we nog steeds zoveel belabberde PowerPoints tegen komen in het bedrijfsleven. In dit blog deel ik de tips van Chris over hoe je Powerpoint inzet op zo’n manier dat jouw boodschap echt overkomt en hoe je je kunt profileren als gevorderde spreker. Maar eerst begin ik met een vraag die ik stelde aan Chris. Hoe komt het dat er nog steeds zoveel slechte PowerPoints zijn, terwijl er zo makkelijk goede en praktische informatie te vinden is over het maken van een effectieve PowerPointpresentatie?
Er zijn geen slechte PowerPoints, alleen slechte sprekers
Chris geeft aan dat het niet om de slechte PowerPoints gaat, maar vooral om de slechte sprekers. Veel presentatoren die werken in het bedrijfsleven willen niet zo zeer een fantastische spreker worden, ze willen vooral niet afgaan voor de groep. Dat wordt vaak gezien als de definitie van hun succes. Daardoor nemen ze niet de moeite om echt goed te worden. Dit is het eerste probleem.
Het tweede probleem is dat we onze manier van presenteren vaak baseren op de presentaties van onze leidinggevende en onze collega’s. We hoeven het niet snel beter te doen dan onze baas. Pas als iemand aangeeft dat hij of zij genoeg heeft van de minimale resultaten van de presentaties, is er ruimte voor verbetering.
Het derde probleem is dat veel mensen het basisconcept van goede communicatie niet begrijpen. Te vaak wordt zoveel mogelijk deskundigheid verwerkt in een presentatie om zo als expert over te komen. Ze delen alles wat ze weten. En dat werkt juist niet.
Wees bewust van de essentie van communicatie als je spreekt.
Als je spreekt, gaat het om het publiek. Daar heb ik het al eerder in mijn blogs over gehad. Chris geeft duidelijk aan dat je als spreker in staat moet zijn om alleen die informatie te selecteren die zinvol is voor jouw toehoorders. Het gaat hier dus juist om de kunst van het weglaten. Als je dat doet, heb je de essentie van communicatie te pakken. Dan kan je beginnen met het maken van echt mooi materiaal. Je kunt je dan volledig richten op de essentiële informatie die men moet weten. Al het andere kan je dan verwijderen; overbodige zinnen, logo’s en paginanummers.
Moet je wel of geen titels gebruiken op je dia’s?
Als je het standaard template gebruikt van PowerPoint, word je uitgenodigd door Microsoft om niet alleen bulletpoints in te vullen, maar ook een koptekst te plaatsen op elke dia. Veel sprekers doen dat. Ik was heel benieuwd of Chris een voorstander is om gebruik te maken van deze teksten. Chris geeft aan dat hij dat over het algemeen niet doet. Alleen als hij toch een keer gebruik maakt van een opsomming, gebruikt hij een koptekst. Waarom zou je een headline nodig hebben? Hollywood heeft geen headlines, de regisseur laat gewoon het verhaal zien. Dus, verwijder in jouw PowerPoint alles wat je niet nodig hebt en creëer een presentatie waarmee je op een goede wijze de essentie van jouw boodschap deelt.
Wat maakt een presentatie een goede presentatie?
Een goede presentatie is die presentatie waarbij het publiek zich volledig betrokken voelt. Door de inzet van jouw PowerPoint geef je jouw toehoorders een visuele ervaring. Het is dan de bedoeling dat er geen duidelijk verschil ervaren wordt tussen de dia’s. Als jouw publiek doorheeft dat een bepaalde dia de tweede dia is en daarna de derde komt, dan is het niet goed. Jouw publiek hoeft alleen maar jouw verhaal te horen en jouw afbeeldingen te zien die volledig synchroon lopen met jouw script. Op deze wijze is jouw publiek zich niet bewust van de overgangen tussen jouw dia’s en van de animaties die je laat zien. Ze hebben geen idee hoeveel dia’s je in het totaal hebt getoond.
Hoe kan jij je ook profileren als gevorderde spreker?
Een gevorderde spreker is in staat om een volledig geïntegreerde presentatie te kunnen geven. Volgens Chris kan je dit vergelijken met het zingen van close harmony. De melodielijn gaat over van de sopranen, naar de alten en keert later weer terug. Op deze wijze kan je de boodschap laten rond bewegen tussen de afbeeldingen en jouw script. Als je jouw toehoorders door jouw geïntegreerde presentatie engageert, weten ze exact wanneer ze naar het scherm moeten kijken en wanneer ze op jou gericht moeten zijn. Om dit te kunnen bereiken, is het handig om in jouw script precies aan te geven wanneer je een bepaalde dia wilt laten zien. Je maakt dan je eigen kliklijst.
Wil je overkomen als een ervaren spreker, integreer dan wat je vertelt volledig met wat je laat zien. Maak duidelijke keuzes in wat je deelt. Minimaliseer zoveel mogelijk en ga voor de essentie van je verhaal.
Frowa Schuitemaker is expert in de aanpak waarmee je als professional beter emotioneel contact kunt krijgen met je publiek door inzet van PowerPoint en hoe je daardoor spreekt met meer resultaat.