Als er één presentatieprogramma veel gebruikt wordt, dan is het wel PowerPoint. Jij hebt waarschijnlijk net als ik al te vaak saaie presentaties bijgewoond. Volgens mij wordt het nu dan ook echt tijd voor sprankelende presentaties waar zowel het publiek én de spreker blij van worden. Hoe je dat kunt doen met behulp van PowerPoint? Daar interview ik wereldwijd experts over, die net als ik een einde willen maken aan het tijdperk “Death by PowerPoint”.
Voor dit blog heb ik Chris Davidson geïnterviewd uit Engeland. Chris is een zeer 
ervaren spreker en schrijver op het gebied van presenteren. Elke keer opnieuw vind ik het weer boeiend om met hem van gedachten te wisselen of een workshop van hem bij te wonen. Als ik tijdens het interview naar zijn achtergrond vraag, geeft hij aan dat hij van huis uit engineer is en een goede technisch tekenaar. Mijn vraag naar zijn achtergrond blijkt van groot belang te zijn om echt te kunnen bevatten waarom het zo fout gegaan is bij veel PowerPointgebruikers. Al snel realiseer ik me dat de geschiedenis van PowerPoint, en vooral ook de ontwikkeling die we met elkaar als PC gebruiker hebben doorgemaakt, van cruciaal belang is om te begrijpen waarom we in het bedrijfsleven nog steeds zulke belabberde presentaties tegenkomen. Voor mij reden genoeg om deze keer twee blogs te schrijven over mijn interview met een expert.
In dit blog lees je het antwoord op de vraag waarom zoveel PowerPoints de communicatie belemmeren in plaats van verhelderen. In mijn volgende blog deel ik de tips van Chris over hoe je PowerPoint inzet op zo’n manier dat jouw boodschap echt overkomt en je je kunt profileren als gevorderde spreker. Maar dan nu eerst terug naar de achtergrond van Chris.
Waarom kunnen juist engineers goede PowerPoints maken?
Chris heeft zijn visuele communicatievaardigheden geleerd op het schoolbord dat zijn vader bevestigd had aan de keukenmuur. Dit leverde hem zijn eerste vaardigheden op die hij later goed kon gebruiken aan de tekentafel. Voor hem is het nog steeds eenvoudig om staand voor de flip-over netjes te schrijven en perfecte cirkels te tekenen.
Enginering kan je zien als een specifieke vaardigheid. Als engineer moest Chris in staat zijn om eenduidige tekeningen te maken. De essentie van een goede technische tekening is dat de boodschap door verschillende mensen exact op dezelfde wijze kan worden geïnterpreteerd, zodat iedereen hetzelfde resultaat kan krijgen. Dit is wat een blauwdruk moet doen; op deze wijze bouw je van hetzelfde ontwerp keer op keer hetzelfde vliegtuig of wat je maar wilt. En als jij wilt dat de boodschap van jou als spreker goed overkomt, zal jij er ook voor moeten zorgen dat door de inzet van jouw PowerPoint de essentie van jouw verhaal eenduidig kan worden geïnterpreteerd.
De ontwikkeling van PowerPoint
Toen Microsoft in 1990 PowerPoint aankondigde, was dat de eerste introductie voor zakelijk gebruik. Voor die tijd waren het vooral engineers die met een computer overweg konden. Dat is niet zo verbazingwekkend omdat de eerste computers niet werden ontwikkeld voor zakelijke grafische toepassingen, maar specifiek voor technische tekeningen. Nadat de eerste PowerPoint voor Windows op de markt kwam, waren het opnieuw voornamelijk de engineers die echt om konden gaan met de zeer gelimiteerde functionaliteit van PowerPoint. Dit was een groot probleem voor Microsoft. Zij wilden heel graag PowerPoint verkopen aan het bedrijfsleven, maar zakenmensen wisten niet hoe ze om konden gaan met een grafisch product.
De beoogde doelgroep van Microsoft
Microsoft had zich dus specifiek gericht op het bedrijfsleven. Alleen was deze doelgroep nog niet klaar voor PowerPoint. De meeste managers hadden zelfs nooit geleerd om een zakelijke brief te typen. Daar waren in die tijd de typistes van de typekamer voor. Bedrijven overhandigden daar hun handgeschreven documentatie en kregen een prachtig getypte brief terug, zonder fouten en met een strakke lay-out. De geschreven communicatie in het bedrijfsleven verslechterde dramatisch toen op elk bureau een personal computer kwam te staan met de mededeling dat nu iedereen zelf alle brieven mocht uitwerken. De standaarden in de bedrijven verdwenen. Iedereen had een eigen voorkeur voor lettertype en lettergrootte. Soms werden zelfs verschillende types en groottes in één zakelijke brief gebruikt. Dit was de doelgroep voor Microsoft. Aan hen wilde ze haar licenties kwijt.
De desastreuze templates als oplossing
Om het presentatieprogramma toch makkelijker te maken voor hun doelgroep, heeft Microsoft ervoor gekozen om het programma te vullen met templates. Wat die templates zijn? Dat zijn de bulletpointlijstjes met een titel erboven. In plaats om gericht te zijn op hoe je echt op een goede manier de communicatie kunt versterken, lijkt Microsoft gekozen te hebben voor de pragmatische aanpak. Hoe kan je iedereen op een eenvoudige manier met PowerPoint laten werken? Geef de doelgroep templates waarmee ze bulletpoints kunnen typen, zodat ze kunnen doen waartoe ze in staat zijn. Het ziet er strak uit, vooral als je het vergelijkt met het werk wat ze eerder afleverden. Daardoor denken veel mensen dat het goed is en kopen steeds meer bedrijven het product.
Op dit moment is PowerPoint een uitstekend presentatieprogramma. Daarnaast zijn onze computers ook een stuk krachtiger geworden. Toch zijn er nog steeds weinig mensen die PowerPoint op een goede manier inzetten. Hoe je dat kunt doen, dat lees je in mijn volgende blog waarin ik Chris Davidson opnieuw aan het woord laat.
Frowa Schuitemaker is expert in de aanpak waarmee je als professional beter emotioneel contact kunt krijgen met je publiek door inzet van PowerPoint en hoe je daardoor spreekt met meer resultaat.