Veel organisaties laten een template maken. Niet voor niets. Je kunt met een template ervoor zorgen dat elke medewerker presentaties maakt in de huisstijl. Het ziet er al snel verzorgd uit: op elke dia het juiste lettertype, kleurenpallet en eenzelfde inzet van animaties, een standaard manier van het plaatsen van het logo en het hebben van een aantal uitgebalanceerde ontwerpen voor een variatie aan dia’s.
De vraag
Diana Jansen van Tax Studio heeft voor haar bedrijf ook een template laten maken. Toen zij regelmatig mijn blogs las, kwam ze bij me met de volgende vraag: “Hoe pas ik wat jij deelt nu toe in mijn PowerPoint?” Dat vond ik een interessante vraag. We hebben één van haar presentaties uitgebreid doorgesproken en zij vond het prima als ik over een deel van ons gesprek een blog zou schrijven.
Verschil oude en nieuwe dia
In de video kan je het volgende zien. 1. De eerste dia van de template van Diana. 2. De oude versie van de dia over omzetbelasting. 3. De nieuwe versie van de dia over omzetbelasting volgens de principes van PowerPoint Intelligentie.
Zie je het verschil?
- Een mooi voorbeeld van een professionele template. Prima om met deze dia een presentatie te beginnen. Het onderwerp is duidelijk. De naam van Diana staat vermeld. Mijn advies hierbij is om meteen na deze dia de toehoorders duidelijk te maken wat de grote meerwaarde is om te luisteren naar deze presentatie. Wat heb je eraan om als ondernemer te weten met welke belastingen je te maken krijgt?
- De oude versie van de dia over omzetbelasting zie je naast in de video ook bovenaan dit blog staan. Hoe ervaar jij deze dia als je ernaar kijkt? Als je al eerder mijn blogs gelezen hebt, dan heb je al geleerd om op een andere manier naar presentaties te kijken:
De informatie waar het om draait, staat links op de dia. De letters zijn leesbaar, maar wel wat klein en dun. De meeste aandacht gaat naar de afbeelding met de personen. Die personen kijken voornamelijk naar rechts. Hoewel ‘fiscale advocatuur’ klein en dun is neergezet, is het voor ons brein veel logischer om daarnaar te kijken, dan naar de opsomming. We volgen namelijk graag de kijkrichting van personen op een afbeelding.
Bij deze dia is het echt de vraag wat je ermee wilt bereiken. De foto maakt onderdeel uit van de template. Verder voegt het niets toe aan het onderwerp. De beweging op de dia ziet er prachtig uit. Maar de inzet van deze animatie heeft verder geen functionaliteit, naast dat het even de aandacht trekt. Je kunt het logo zien van TAX Studio en op nog twee plaatsen kan je informatie vinden over het bedrijf van Diana. Al met al zorgt dit voor een lage signaal-ruisverhouding. Dit houdt in dat er te veel afleidende informatie op deze dia te vinden is.
En dan de bulletpoints. Heb je een onderwerp met een enigszins saai imago? Verwijder dan al jouw bulletpoints. Geef het brein van jouw toehoorders op geen enkele wijze de indruk dat wat jij gaat vertellen ook enigszins saai zou kunnen zijn. Bekijk elk punt in je opsomming. Welk woord kan uitnodigen tot afleiding of onduidelijkheid? Kan er informatie weg? Dat kan veel vaker dan je verwacht, als je jouw dia’s gebruikt als ondersteuning van jouw presentatie.
- De nieuwe versie kan je hierboven zien staan. Je ziet het resultaat van de kunst van het weglaten. Maar ook van het zoeken naar de essentie en het breinvriendelijk maken van een dia. De foto heb ik laten staan, als onderdeel van het template. Ik heb de foto minder breed gemaakt en naar links verplaatst. Daarnaast heb ik informatie verwijderd over het bedrijf van Diana. Er is nu veel minder afleidende informatie op de dia.
Verder heb ik zoveel mogelijk herhalingen weggehaald in de tekst. Kijk nog maar eens in de oude versie wat daar allemaal stond over omzetbelasting. De 3 blokken kan je nog wel als een opsomming zien, maar komen toch anders over dan de bulletpoints. De animaties zijn extra functioneel ingezet; je krijgt pas informatie te zien als erover gesproken wordt.
Weet hoe je jouw template professioneel kunt inzetten
Met alleen een professionele template laten maken, ben je er dus nog niet. Jij, of jouw medewerkers, zullen nog steeds moeten weten hoe dia’s het beste ingezet kunnen worden tijdens een presentatie. Laat je een template maken, geef dan in ieder geval aan dat je er dia’s bij wilt hebben met zo weinig mogelijk afleidende informatie. Diana was heel enthousiast over het bespreken van haar presentatie. Het heeft haar veel input gegeven waarmee ze zelf weer verder kan.
In mijn volgende blog nodig ik je uit om de PowerPoint-IQ test te doen.
Tot de volgende keer!
Ben je nog geen lid van de ik-geef-presentaties community op Facebook en wil je wel op de hoogte blijven van de nieuwste tips & trics op het gebied van (online) presenteren? Meld je dan hier aan.
Frowa Schuitemaker van Powerful Presentations is van huis uit onderwijskundige. Ze heeft samen met haar dochter Charlotte het boek PowerPoint Intelligentie geschreven (Powerful Presentations als Engelstalige uitgave) en het bijpassend kaartspel gemaakt. Ze is jarenlang voorzitter geweest van de Nederlandse beroepsvereniging voor professionele sprekers PSA NL en medeoprichter van VSAI, Virtual Speakers Association International.
